SISTEM PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK SIA KELOMPOK 6

Sistem informasi akutansi 2

“ Sistem Pengolahan Data Elektronik ”

Dosen Pengasuh : : H. FADIL YAMALI, SE. AK.MM

DISUSUN OLEH :

Putri Anggren                222014054

Indah Sari                      222014092

Agista                            222014069

 Puspita Dewi                  222014085

 Femilda kustria               222014061

Yulita indah sari              222014064

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIvERSITAS MUHAMMADIYAH PALEMBANG

TAHUN AJARAN 2015/2016

Kata Pengantar

Syukur alhamdulillah kami ucapkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat-Nya kami bisa menyelesaikan makalah yang berjudul Sistem Pengolahan Data Elektronik. Makalah ini di ajukan guna memenuhi tugas mata kuliah sistem informasi akuntansi.

Dalam proses penyusunan makalah ini kami banyak mengucapkan terimah kasih kepada Bapak H. Fadil Yamali, Se. Ak.Mm yang sudah membimbing kami , serta kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini.

Harapan kami sebagai penyusun semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca. Untuk kedepannya dapat memperbaiki bentuk maupun menambah isi makalah agar menjadi lebih baik lagi.

Dalam penyusunan makalah ini kami sebagai penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna dan kami yakin makalah ini masih banyak kekurangan, untuk itu kami sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Dan semoga makalah ini bermanfaat untuk membangun wawasan dan peningkatan ilmu pengetahuan bagi kita semua.

                                   

                                   

                                                                                                   Palembang, April 2016

                                                                                                           Hormat kami,


                                                                                               

                                                                                                                Penyusun.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Berkaitan tentang perkembangan ilmu teknologi yang sangat pesat terutama ilmu IPTEK ,agar kita tidak tertinggal dengan dunia barat kita harus giat belajar dan mempelajari tentang ilmu IPTEK tersebut.Ilmu ini mempunyai manfaat yang sangat berguna bagi kita terlebih orang banyak.

Maka dari itu dengan tersusunnya makalah ini setidaknya kita bisa mengetahui tentang Dasar-dasar ilmu IPTEK.Walaupun belum mencakup segala aspek ilmu teknologi tesebut.

1.2. Rumusan Masalah

1.      Apa pengertian Pengelolahan Data Elektronik?

2.      Apa fungsi dan tujuan Pengelolahan Data Elektronik ?

3.      Apa saja sistem pengolahan data elekronik ?

1.3.Tujuan

1.      Untuk mengetahui pengertian dari Pengelolahan Data ElektroniK

2.      Untuk mengetahui apa saja yang termasuk ke dalam Pengelolahan Data Elektronik

3.      Untuk mengetahui fungsi dari Pengelolahan Data Elektronik

4.       Untuk memenuhi tugas mata kuliah SIA II

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Pengolahan Data Elektronik.

Pengolahan data dengan menggunakan komputer terkenal dengan nama Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP). Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau gabungan darinya. Data mentah masih beium bisa berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut.

Pengolahan data (data processittg) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu informasi. Informasi (information) adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian.

Jadi Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer.

2.2. Fungsi Dan Tujuan Pengolahan Data Elektronik.

Tujuan Pengolahan Data :

Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil).

Fungsi dasar Pengolahan Data :

•    Mengambil program dan data (masukan / input)
•  Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan.
•  Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan.
•  Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.
•  Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.

2.3.Macam-macam Sistem pengolahan data elektronik

A.      Sistem input.

1.        Sistem Input Berbasis Kertas.

         Input ke dalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi berdasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen tersebut dikumpulkan dan dikirim ke operasi komputer untuk dicek apakah ada kesalahan dan untuk diproses. Fase input terdiri dari :

        Persiapan dan pengisian dokumen sumber

        Dokumen sumber seperti penjualan order disiapkan secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan mudah dipahami.

        Pengiriman dokumen sumber ke bagian pengolahan data

       Bacth control dan register data yang dikirim merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara depertemen penggunaan dengan depertemen pengolahan data.

        Data Entry

       Setelah dokumen sumber (seperti faktur) diterima oleh depertemen pengolahan data, dokumen tersebut secara manual diketikkan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan didalam disk.

        Teknik Program Editing Data

        Pengeditan data bisa diterapkan untuk setiap struktur data(karakter, field, record, dan file). Teknik editing yang paling mendasar berperan untuk memastikan bahwa semua field data memuat hanya karakter yang valid. Contohnya data numerik mestinya hanya berisi data angka. Dan data alpabet mestinya tidak di isi dengan data numerik.

Ilustrasi Editing Data Sistem Input.

Editting data Deskripsi contoh Completeness check Pengecekan untuk memastikan bahwa field yang harus diisi memang telah diisi, jika belum diisi, tidak akan dapat diproses. Setiap field di dalam sebuah record dicek untuk memastikan tidak ada data yang kosong. Field format check Pengecekan bahwa setiap karakter di dalam sebuah field memiliki tipe data yang benar (alphabet atau numerik). Setiap karakter field nomor vendor di cek untuk memastikan bahwa data yang di inputkan memang data numerik. Field length check Pengecekan dalam sebuah field bahwa data yang diinputkan memiliki jumlah karakter tertentu. Field tanggal di dalam format tanggal-bulan-tahun di cek untuk memastikan bahwa data yang di inputkan mencakup enam digit karakter. Field sign check Pengecekan tanda (positif atau negatif) suatu field numerik untuk memastikan data tersebut diisi dengan nilai yang benar. Field jumlah tagihan yang jatuh tempo di suatu tagihan di cek untuk memastikan field tersebut di isi dengan angka yang bernilai positif. Limit check Nilai suatu field numerik dibandingkan dengan batas atas dan batas bawah nilai data yang telah ditentukan di muka. Nilai field jam kerja di dalam kartu waktu di cek untuk memastikan nilai jam kerja tersebut tidak lebih besar dari nilai yang di tetapkan, dalam hal ini 60 jam. Reasonable check Nilai suatu field numerik dibandingkan dengan field numerik yang lain di dalam record yang sama. Biaya overhead di dalam catatan produk dalam proses dicek untuk memastikan angka biaya overhead tersebut lebih besar dari 200%. Valid code check Mencocokkan nilai suatu kode dengan file tabel yang memuat nilai kode yang legal. Filed kode vendor di palidasi dengan mencocokan kode vendor ke file table yang memuat kode pemasok yang valid.

2.Sistem Input Tanpa Kertas

            Sistem input tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online, transaksi direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas.

Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas adanya hilangnya peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Sistem ini terbagi dua :

Ø Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia

      Adanya berbagai jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi  langsung kedalam komputer. Sistem ini mencakup sistem entry online dan sistem identifikasi otomatis seperti point of sales (POS).

Transaksi sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase :

Input (entry) data dan editing data : program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem. Sekali transaksi diterima oleh sistem, transaksi akan diproses segera ataupun pada suatu waktu nanti.Jika transaksi tersebut menunggu untuk diproses, maka tambahan editing data dapat dijalankan.

Pengiriman data ke sistem aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya diinput langsung ke dalam komputer pusat melalui terminal data. Dalam sistem yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi mungkin saja dimasukkan ke dalam salah satu komputer dan kemudian segera ditransfer ke komputer lain untuk diproses.

Ø  Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusi.

 Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemprosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah networked vending machine (NVM), Contoh NVM adalah pompa bahan bakar POS.

Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI) dan electronic fund transfer (EFT).

B.   Sistem Pemprosesan.

1.    Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas

       Secara virtual semua sistem berbasis kertas dalam pengolahan atau pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. Sistem pemprosesan berorientasi bacth : transaksi direkam ke dalam komputer secara perkelompok dan diproses secara periodik.

Pemprosesan bacth dapat dijalankan dengan memperbarui file yang diakses secara :

•   Pemprosesan bacth dengan memperbarui file berurutan

     Banyak sistem yang berorientasi bacth dan berbasis kertas yang menggunakan pemprosesan file berurutan untuk memperbarui master file.pemproses seperti ini biasanya mencakup beberapa tahap :

·         Mempersiapkan file transaksi. Pertama melakukan editing data dan validasi. Kemudian record di dalam file transaksi diurutkan sesuai urutan di dalam master file.

·          Memperbarui master file. Record di dalam file transaksi dan master file diacak satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan ke satu master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.

·         Mempebarui buku besar. Buku besar diperbarui untuk mencerminkan perubahan di dalam master file.

·         Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan yang lain.

• Pemprosesan bacth dengan mempebarui file akses acak

  Dapat dilakukan dengan beberapa cara :

·      Aplikasi faktur baru : aplikasi ini menyimpan file piutang dagang.

·    Pemprosesan bukti penerimaan kas : Pembayaran pelanggan diterima di dalam satu kotak pos khusus.

2.Sistem Pemprosesan Tanpa Kertas

• Pemprosesan bacth dalam sistem pemprosesan tanpa kertas

       Pemprosesan bacth dalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemprosesan bacth dalam sistem berbasis kertas.Perbedaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan buku besar diperbarui secara otomatis pada saat program bacth dijalankan secara periodik. Pembaruan file berurutan maupun akses acak dapat digunakan.

• Pemprosesan real time dalam sistem pemprosesan tanpa kertas

        Manfaat utam sistem tanpa kertas adalah memungkinkan pemprosesan dijalankan real-time. Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah diinputkan ke dalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna.

C. Sistem Penjualan Real-Time

          Sistem penjualan real-time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk memaksimumkan kinerja sistem. Dalam sistem penjualan real-time, order pembelian atas item persedian dibuat atas dasar tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisis level persedian secara berkala dalam interval waktu tertentu (seperti bulanan atau mingguan).

Komponen sistem penjualan Real-Time.

Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time

      sistem POS (point of sales).

      Bar code untuk identifikasi otomatis,

      dan sistem pemesanan EDI (electronic data interchange).

Ø  Pemrosesan transaksi pada sistem penjualan Real-Time.

Urutan peristiwa yang pasti akan berpariasi dari satu sistem ke sistem yang lain, namun pemrosesan pesanan biasanya akan mencakup tujuh langkah.

        Mengirim katalog elektronik ke pelanggan.

        Memperkirakan pesanan penjualan pelanggan.

        Menerima pesanan dan menerjemakan pesanan yang di terima.

        Mengirim surat pemberitahuan bahwa pesanan telah diterima.

        Mengirim informasi pesanan ke gudang atau ke proses produksi.

        Membuat dan mengirim pemberitahuan bahwa barang telah dikirim.

        Mengirim barang.

Ø  Pertimbangan khusus pengendalian internal.

Ada pengendalian internal tertentu yang terkait dengan sistem penjualan real-time. Diantaranya order pelanggan dapat di proses tanpa campur tangan dan otorisasi manusia, pemisahan tugas ala-tradisional benar-benar tidak dapat diterapkan, serta banyak dokumen tradisional di eliminasi dalam sistem berbasis EDI.

C. Sistem Output

            Sistem output dapat berbasis kertas, tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya. Sistem yang berorientasi bacth dan berbasis kertas dengan pemprosesan file berurutan biasanya menghasilkan banyak output.

            Sistem tanpa kertas yang online dan real-time cenderung menghasilkan sedikit ouput.Sistem ini sangat penting di perushaan besar,karena perusahan besar sangat tidak praktis untuk mencetak ratusan atau bahkan ribuan record.

            Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervisor di dalam depertemen pengguna untuk  mengecekkewajaran dan kualitas laporan jika dibandingkan dengan laporan periode lalu.

            Kelompok pengendalian Electronic Data Processing (EDP) yang terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi EDP.Kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit internal.

BAB III

PENUTUPAN

3.1. kesimpulan

Ilmu IPTEK sangat penting dalam kehidupan sehari-hari, kita lebih tahu tentang teknologi yang berkembang sekarang dengan adanya pembelajaran ini, banyak bagian -bagian computer yang harus kita pelajari dengan mengetahui itu semua kita akan dapat dengan mudah untuk menerapkannya dalam kehidupan sehari-hari, dengan adanya pengetahuan mengenai sistem pengolahan data elektronik banyak peluang usaha yang dapat kita proleh, karena teknologi sangat berpengaruh atas perkembangan jaman.